証憑自動整理
概要
領収書・請求書などの証憑(しょうひょう)を、写真やデータからAIが自動で読み取り、一覧化・ファイル整理から会計ソフトへの証憑ファイルの送付までを自動で行う仕組みです。
課題
領収書や請求書の整理では、「フォルダを作って振り分け、ファイル名を付け直す」という地味な作業に意外と時間を取られている、という声をよく聞きます。あとから探すときも、「いつの取引だったか」を思い出してフォルダを開き、違えばまた探し直し。社内での確認(承認)の手間や、証憑の管理方法が特定の会計ソフトのやり方に縛られてしまうことも、気づきにくい負担になりがちです。
対応内容
指定フォルダに入れた書類から、日付・金額・取引先をAIが自動で読み取り、スプレッドシートに一覧化します。さらに、ファイル名の付け直し・取引日ごとのフォルダ分け・会計ソフトへの証憑ファイルの送付まで自動で行います。人がやるのは、書類を入れることと最後の確認だけです。
運用の流れ
- 手動 ダウンロードしたPDFや撮影した画像を、指定フォルダに入れる
- 自動 決まった時間にAIが日付・金額・取引先を読み取る
- 自動 読み取った内容をスプレッドシートに記載する
- 手動 記録された内容と原本を確認する
- 自動 ファイル名を内容に合わせて変更する
- 自動 取引日ごとのフォルダへ振り分ける
- 自動 証憑ファイルのコピーを会計ソフトへ送付する
期待できる効果(モデルケース)
- 月100枚の場合、フォルダ作成・ファイル名の付け直し・振り分けにかかる月2〜3時間がほぼゼロに
- 探し直しが1件あたり数分 → 数秒に(日付フォルダ+統一されたファイル名ですぐ見つかる)
- 読み取り内容がそのまま一覧になるため、転記ミスがほぼゼロに
数字に表れない効果として、記録と原本をすぐ照合できるため社内での確認(承認)がしやすくなること、税理士や経理担当とのやり取りがスムーズになることが挙げられます。また、整理された証憑はいつでも見られる形で自分の手元に残るので、将来会計ソフトを乗り換えることになっても安心です。